История этого проекта началась в конце 2009 года и продолжается до сих пор, хотя собственно проект внедрения занял рекордно короткий срок — всего 9 месяцев, за которые удалось столько всего сделать, что заказчику понадобилось немало времени, чтобы это все освоить и начать уверенно пользоваться.
Чем известен Крафт? Большая компания, производитель продуктов питания. Крафт кормит Америку, кормит и Россию, правда в основном шоколадом, кофе, печеньем и бисквитными медвежатами. Наверняка вы что-нибудь да пробовали. В следующий раз, когда будете в магазине разглядывать полки со сладостями — присмотритесь повнимательнее и вспомните о том, что каждая шоколадка от Крафт проехала назначенный ей в ОТМ маршрут.
Это мой первый проект внедрения только ОТМ и его интеграции в уже работающую корпоративную информационную систему. К тому же у меня, наконец, появилась возможность сделать проект «в одну голову» и без оглядки на параллельное внедрение еще десятка модулей, которые то и дело меняют требования к твоему решению. А если прибавить к этому осознанное желание заказчика максимально использовать стандартную функциональность системы, то этот проект стал просто мечтой консультанта. Шоколадной мечтой.
ОТМ «поселился» в американском Крафте уже очень давно, еще в те времена, когда ОТМ назывался G-Log и не имел отношения к продуктовой линейке Oracle. Более того, некоторые идеи, которые появились в процессе вредрения и развития решения для американского Крафта, сейчас являются частью стандартной функциональности системы.
Но наша история про Крафт российский, который пошел своим путем, рассчитывая исключительно на свои силы, а не на далекий заокеанский опыт. Впрочем о том, что иностранный опыт на отечественной почве приживается плохо — сказано уже много, как и про специфику нашей логистики, требующую творческого подхода.
Мои маленькие любители ОТМ
Нельзя обойти вниманием неутомимых исследователей и последователей ОТМ со стороны Крафт, а некоторых я с удовольствием отмечу персонально. Страна должна знать своих героев: Валериана Дунина-Барковского, без которого ничего бы не началось, Женю Поспелова, без которого так бы и не кончилось, и Наташу Кривенко, на которой все держится.
На самом деле героев, конечно, гораздо больше и дороги они мне не меньше. И в сам проект, и в каждодневную работу с ОТМ вовлечено огромное количество специалистов, которые не просто выполняют свои рутинные обязанности с помощью системы, но и помогают развивать ее, делать лучше, точнее, ближе к потребностям бизнеса.
Особенно дороги мне Крафтята тем, что принимали у себя радушно, кормили вкусно, советам доверяли, старались как могли, требовали только по делу и лишнего не просили. Ведь когда главное заработает — остальное приложится.
История с продолжением
Каждый проект внедрения уникален по-своему, одинаковых нет, а уникальность этого проекта в действительно широком охвате бизнес процессов заказчика предлагаемым решением. Все насущные задачи логистов Крафт так или иначе нашли отражение в функциональности ОТМ:
- Расчет количества паллет в заказе, формирование целых и смешанных паллет
- Детальное планирование перевозки с учетом маршрута, транзитного времени, времени работы фабрики, склада и клиента, назначение подвижного состава
- Планирование работы склада доставки/отгрузки на основе моделирования пропускной способности, оперативный доступ склада к запланированным рейсам для внесения событий и данных по отгрузкам.
- Нормирование распределения заказов между транспортными компаниями
- Ведение справочника тарифов, расчет стоимости перевозки
- Оперативный доступ транспортных компаний к заказам для подтверждения, предоставления деталей по перевозке и внесения событий по выполнению
- Оперативный доступ таможенных брокеров к перевозкам для отражения таможенных операций
- Формирование первичных и консолидированных счетов на основе завершенных перевозок, распределение транспортных расходов на перевезенную продукцию
Решение каждой из этих задач — это целая история с продолжением, потому что нужно было не только придумать и настроить решения, но и увидеть как они начали работать и приспособить их к реальной жизни, что и было самой сложной задачей.
Аккуратная укладка
В теории ОТМ непосредственно для расчета точной паллетизации не предназначен и эта функция является вспомогательной, т.к. более присуща всеже складским системам. Но для заказа транспорта необходимо знать примерное количество паллет.
И вот методом подбора, проб и ошибок мы стали собирать сначала целые (из одной позиции товара), а потом и смешанные (из разных позиций) паллеты из таких вот примерно коробочек:
Всегда хотела попробовать взять и собрать паллету, которую посчитал ОТМ. Но до такого эксперимента меня не допустили — в нем участвовали профессиональные сотрудники склада и в конце концов в рассчитанное количество паллет на машину они стали практически точно попадать. Для этого работал не только склад, но и мы долго играли с настройками, уточняли размеры коробов, высоту паллет и разбирались с алгоритмами ОТМ.
Распределенная нагрузка
Еще одна замечательная идея, которую удалось воплотить на базе ОТМ — это распределение функций между внутренними и внешними участниками процесса транспортировки. Собственно на это и была сделана основная ставка в борьбе за снижение нагрузки на логистов Крафт, которые иначе бы просто физически не справились со сбором информации и ее передачей всем заинтересованным лицам.
ОТМ — источник актуальной информации для всех: для грузоотправителей и получателей, для транспортных компаний и таможенных брокеров, для логистов, финансовых контролеров и службы клиентского сервиса. А самое главное — информация попадает в систему из первых рук и именно владельцы информации несут за нее ответственность.
Идеальный баланс достигнут за счет продуманной настройки всех ролей, участвующих в процессе. Никаких лишних пунктов меню, лишних полей и форм. Все максимально упрощено, особенно для внешних пользователей, т.к. тут основная задача была — не отпугнуть их от системы излишней сложностью. Например, фабрика делает три простых шага — вносит номер товарного инвойса, прикрепляет его скан и добавляет события прибытия и отправления машины. Но это помогает оперативно внести данные о фактической загрузке машины пока она еще в пути, отследить статус перевозки и точность работы ТК, а также подготовиться к приему товара на таможне и на складе.
Отдельный предмет гордости — это автоинвойсинг. Чтобы воплотить эту идею в жизнь нужно было начать, разумеется, с тарифной базы, которая должна легко и быстро обновляться и строго соответствовать периодам действия ставок. Для этого мы разработали удобный интерфейс загрузки ставок из Excel и это позволило обрабатывать большие объемы данных. Теперь, когда мы уверены в актуальности тарифов — можно не сомневаться в корректности стоимости каждой конкретной перевозки или в крайнем случае ее всегда можно поправить по согласованию с ТК. Затем функцию выставления счетов и формирования ежемесячных реестров можно смело передать ТК, разумеется, без права изменения стоимости. Таким образом, когда даже приложения к выставляемым счетам распечатываются из ОТМ — необходимость их дополнительной проверки фактически отпадает.
Точно в срок
Сколько всего нужно учесть чтобы доставка была точно в срок — в лучших традициях японских логистов? ОТМ вопреки ожиданиям искусственным интеллектом не обладает — секрет в том, что нужно долго, нудно и тщательно работать с мастер-данными, создавать справочники расстояний, транзитного времени, настраивать ограничения складов, клиентов, календари и расписания. Но этот труд стоит того и когда все идеально настроено можно со спокойным сердцем запускать массовое планирование хоть сотни заказов и не сомневаться, что все будет точно в срок и в лучшем виде.
Искусство интеграции
В рамки проекта вошли также полноценные, даже я бы сказала «интеллектуальные», интерфейсы интеграции, которые позволили синхронизировать справочники позиций и контрагентов, получать актуальные курсы валют, а главное – передавать заявки на перевозку продукции в ОТМ для дальнейшей обработки и планирования.
Интеграция получилась действительно очень нагруженная логикой, т.к. нам нужно было встроить ОТМ в уже работающую информационную систему, а значит все недостающие атрибуты предстояло добавлять, вычислять, подставлять из таблиц соответствия непосредственно при обработке интеграционных файлов. Здесь ОТМ показал необычайную гибкость и способность подстроиться под любой формат входящих данных.
Правильный масштаб
С географической точки зрения проект охватывает перевозки из более чем десятка европейских стран и доставку по всей России. Ежемесячно в системе оформляется более 200 импортных рейсов и почти 2000 национальных.
Такие масштабы требуют бескомпромиссной автоматизации. Это значит, что в приоритете различные функции массовой обработки данных, заказов, рейсов и только исключительные ситуации, которые требуют принятия решения и выходят за рамки общего алгоритма, могут обрабатываться вручную. Другая сторона растущих объемов — потребность в масштабировании системы, которая должна успевать за расширением бизнеса. Новые контрагенты, склады и фабрики легко и быстро должны поключаться к системе и тут же включаться в работу. Это и были наши главные ориентиры, когда нужно было вспомнить что мы хотим получить в итоге.
Для понимания масштаба — вот что можно прочесть на официальном сайте Крафт Фудс:
ООО «Крафт Фудс Рус » (http://www.kraftfoods.ru/) работает на российском рынке 17 лет и является лидером в категориях: шоколад и шоколадные конфеты, сублимированный кофе и бисквиты. Инвестиции компании в российскую экономику уже превысили 800 млн. долларов США. ООО «Крафт Фудс Рус» выпускает такие бренды, как кофе Carte Noire, Jacobs, Maxwell House; шоколад и шоколадные конфеты Alpen Gold, «Воздушный», Milka, «Чудный Вечер», Côte d’Or, мучные кондитерские изделия «Юбилейное», «Причуда», Alpen Gold Chocolife, «Барни», «Торнадо», снеки TUC и Estrella. В феврале 2010 года Kraft Foods на глобальном уровне приобрела компанию Cadbury. Ключевые бренды ООО «Дирол Кэдбери» на российском рынке: жевательная резинка Dirol, Stimorol, Malabar, леденцы Halls и Dirol Drops, шоколад Cadbury, Tempo и Picnic. В России Kraft Foods владеет 6 заводами во Владимирской, Ленинградской, Новгородской областях и г. Москве. Количество сотрудников превышает 4 тыс.человек. Компания активно инвестирует в российскую экономику и осуществляет масштабные социальные и благотворительные проекты.
Есть признание!
