Наверняка многие сегодня согласятся с мыслью, что современная логистика — это не только перемещение грузов, но и своевременная доставка информации всем заинтересованным сторонам. Без последовательных и отлаженных коммуникаций по всей цепочке поставок доставить груз точно в срок совершенно невозможно. В идеале информационный поток должен всегда поспевать за товарным, а лучше — опережать его.
Интересно что эта важнейшая задача зачастую решается самыми несложными подручными средствами — телефоном и электронной почтой. Надо признать, что до определенного объема вполне можно справиться именно так, и более сложные конструкции станут только осложняющим и раздражающим фактором. Но шанс призвать к порядку и автоматизации есть всегда.
Выбрать правильную площадку.
Нельзя сказать, что система должна обладать какими-то сверхвозможностями чтобы стать эффективной площадкой для коммуникаций, тем более что с этим неплохо справляется даже почтовый клиент. Важно то, в какой основной функционал интегрируются полученная от разных участников информация и как именно она будет обработана при помощи системы. По большому счету оценка любой автоматизированной системы происходит путем сравнения усилий по ее поддержке, вводу данных и той отдаче, которую она дает взамен в виде избавления от рутинных операций, удобных подсказок и возможности вовремя реагировать на изменения.
Чисто технически для работы в ОТМ необходим доступ в интернет, ссылка на сайт, логин и пароль. Вряд ли сейчас этим можно кого-то удивить, но ведь важнее что внутри. Когда предполагается доступ в систему большого числа пользователей с совершенно разными задачами на первый план выходит возможность создать для каждого из них удобную рабочую область, ограничить доступ только к необходимому объему данных и нужным функциям системы.
В ОТМ для контроля доступа к данным есть два основных механизма — для кардинального разделения данных используется доменная архитектура системы, более гибкое, дифференцированное разделение реализуется при помощи технологии VPD – Virtual Private Database. Если совсем просто и коротко, то это возможность прямого ограничения доступа к записям в базе данных через различные условия, выраженные на PL/SQL. Выражения могут быть очень простые, основанные на одном единственном поле, но которое есть в каждой таблице — Domain Name. Таким образом реализуется доменная архитектура. А сверх этого могут применяться и очень сложные выражения для выборки записей строго для определенных ролей.
Также важная часть настройки полномочий — это индивидуальная настройка меню, форм, действий над объектами и даже персонифицированная настройка языка интерфеса и отображения различных единиц измерения. Мне довелось проследить насколько сильно эволюционировали инструменты персонализации пользовательского интерфейса от ОТМ 5.5 до 6.2 и я точно могу сказать, что никакие кастомизации форм в ОТМ просто не нужны. При грамотном использовании штатных средств есть все шансы осуществить мечту некоторых пользователей об одной-двух кнопках управления.
И наконец, система уведомлений, которая собственно и позволяет выстроить коммуникации в ОТМ. О значимых событиях пользователи могут уведомляться по электронной почте по самым замысловатым правилам, при чем уведомления могут касаться конкретных перевозок и операций, которые выполнены или которые необходимо выполнить, а могут представлять собой периодические сводки, оперативные отчеты.
В результате решение должно обеспечить легкое подключение к системе новых пользователей — достаточно просто указать заранее настроенную роль и пользователь будет сразу же подключен к нужным данным, функциям и, разумеется, к процессу коммуникаций.
Всех расставить по местам.
Для эффективных коммуникаций очень важно правильно разграничить зоны ответственности и распределить роли. Главное чтобы не оказалось перегруженных звеньев и на любой случай была четкая и понятная последовательность действий — тогда будет больше шансов что эти действия действительно будут выполняться.
Представим максимально полную и разнообразную цепочку поставок, включающую входящий импорт от иностранного производителя, внутреннее перемещение между собственными складами и исходящую перевозку до розничной сети. Здесь можно выделить роли сотрудника фабрики-поставщика, иностранного и внутрироссийского перевозчиков, таможенного брокера, сотрудника склада, планировщика, сотрудника финансового отдела.
- Используя доступ к системе поставщики могут точнее координировать отгрузки с планом подачи транспорта;
- Перевозчики могут получать заказы, подтверждать их, вносить данные по машине и водителю, а также отчитываться о ходе перевозки;
- Таможенный брокер может уведомлять о ходе тамоенного оформления, фиксировать суммы платежей и прикреплять скан-копии документов;
- Сотрудники склада могут видеть запланированные входящие и исходящие рейсы по своему складу и фиксировать события прибытия/убытия машин на территорию склада, а также начала/завершения погрузки;
- Сотрудники финансового отдела для прогноза платежей могут видеть завершенные и подтвержденные к оплате перевозки, а также согласовывать входящие счета за транспортные услуги.
Задача здесь в основном сводится к распределению обязанностей между владельцами системы и внешними пользователями. Вот здесь лучше всего подходит мой главный принцип — Лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
Заручиться доверием и поддержкой.
Для того, чтобы система заработала как коммуникационная площадка, нужно обеспечить не только онлайн доступ к информации, но и доверие к этой информации и системе в целом.
Что определяет доверие? В первую очередь — актуальность информации в самой системе и в отчетах, которые она выдает. Актуальность обеспечивает регулярный, своевременных ввод данных по всем ключевым событиям. На самом деле не так то просто замотивировать внешних пользователей на постоянную работу в сторонней системе. Для начала нужно максимально упростить их действия, продумать шаги в пользовательском интерфейсе, затем нужно обеспечить автоматическую загрузку больших объемов данных — тарифов, заказов, отчетов о статусе перевозок, и наконец, необходимо обеспечить удобные отчеты и печатные формы для каждой роли. В идеале печатные формы из системы должны участвовать в совместном документообороте и выступать в роли завершающих шагов по каждому процессу.
Один из наиболее востребованных примеров использования общей логистической площадки — это автоинвойсинг, который значительно уменьшает трудозатраты как со стороны владельца груза, так и со стороны перевозчиков за счет упрощения согласования и проверки счетов за транспортные услуги. Благодаря системе обе стороны используют единый актуальный справочник тарифов для расчета стоимости перевозок, затем результаты уже только подтверждаются в системе, а стоимость транспортных услуг за период консолидируется и выставляется к оплате транспортными компаниями самостоятельно. В этом случае детализированные до перевозок акты за период удобно формировать и распечатывать из системы, а в собственной учетной системе перевозчику останется только отразить общую сумму без лишней детализации.
А теперь все, что уже было сказано, но очень коротко.
ОТМ как логистическая коммуникационная площадка — это:
- Своевременная фиксация событий на всех ключевых точках;
- Онлайн доступ к информации о текущем статусе отгрузки и доставки;
- Оперативное реагирование на изменения;
- Эффективные процедуры обмена информацией;
- Уведомления о значимых изменениях по почте;
- Необходимая информация всем участникам процесса вовремя.