ОТМ-аутсорсинг. Для ценителей тонкостей.

В последнее время все чаще приходится отвечать на вопросы «А можно ли взять ОТМ в аренду по схеме SaaS? Позволит ли это как можно быстрее начать работать в системе? А правда, что это будет стоить меньше чем традиционный проект внедрения?»

Все эти разговоры как правило начинаются от естественного желания экономии и давно упущенного времени. В такие моменты хочется чуда в компактном виде и удобными порциями, готовыми к употреблению. А методология Oracle настойчиво предлагает обширный суповой набор для приготовления долгоиграющего недельного борща. Результат будет отменным, но кушать очень хочется уже сейчас.

Отсюда и желание получить пусть не сразу готовое блюдо, но хотя бы полуфабрикаты в виде отдельных сервисов. Аутсорсинг в том или ином виде — это всегда тонкие оттенки и многообразие компонентов разной степени готовности, среди которых ценители способны отобрать лучшие и представить в идеальном сочетании.

Но если вы к ценителям тонкостей не относитесь, то, возможно, питаться борщом вам будет значительно привычнее, надежнее и дешевле.

При этом я, конечно, не стану вас убеждать, что для борща совершенно необходимо самостоятельно вырастить свеклу с картошкой и откормить поросенка для наваристого бульона. Вообще в современном мире натуральное хозяйство в сфере IT довольно странное явление. Поэтому самое первое упрощение, которое можно принять на старте проекта внедрения — это хостинг в специализированной компании. Но обо всех вариациях упрощений немного позже, а сначала о главном.

• Oracle Transportation Management (base) — чтобы в целом все работало;
• Oracle Transportation Operational Planning — чтобы работало автоматическое массовое планирование со всевозможными оптимизациями и консолидациями (собственно то, ради чего обычно покупают ОТМ);
• Freight Payment, Billing and Claims — чтобы работала генерация входящих/исходящих счетов и актов, а также сверка загруженных извне входящих актов для последующей передачи на оплату.

Нарезаем и кушаем?

Для рассрочки платежа можно просто воспользоваться банковским кредитом — почему нет? А вот вопрос аренды лицензий (собственно то, что принято называть SaaS) в случае с ОТМ крайне непростой.

Занятно, что Oracle эту модель упорно называет BPO (Business Process Outsourcing). Логика рассуждения у них такая: бизнес приложения (собственно ПО) уже изначально содержат в себе некоторые последовательности шагов, которые описывают типовые бизнес процессы в своей прикладной области. А если вместе с ПО заказчик получает возможность пользоваться этими стандартными процессами, то это с чистой совестью можно назвать аутсорсингом бизнес процессов. Строго говоря любое ПО (а не только приложения Oracle, которые, разумеется, содержат в себе только «лучшие практики») предполагает прохождение тех или иных последовательностей пользователем. Поэтому, не обращая внимание на игру слов, если мы говорим исключительно об использовании ПО непосредственно заказчиком по его прямому назначению, то честнее это называть SaaS (Soft as a Service).

Любимый лозунг любого SaaS — «Плати столько сколько пользуешься!» Подразумевается, что система настолько проста и не требует ровно никаких усилий по запуску, что пользователи буквально получив логин и пароль сразу начинают уверенно работать в интуитивно понятном интерфейсе. Вы действительно верите, что такое возможно с большой и сложной промышленной системой, такой как ОТМ?

Самый короткий проект внедрения ОТМ известный мне, который одновременно можно назвать и успешным продлился 9 месяцев и потребовал немалых усилий как от заказчика, так и от внедренцев. Одна за другой всплывали особенности, без учета которых система просто не могла бы стать рабочим инструментом. Одним словом легкого и быстрого запуска даже при самых скромных запросах не вышло. Но вот все учтено, система готова и может прослужить долгие годы. Кстати, а на какой срок рассчитано подобное решение? Ведь не на месяц и не на год. Скорее на 5 или даже 10 лет, чтобы в полной мере воспользоваться всеми заявленными преимуществами. Теперь давайте предположим, что лицензии не приобрели бессрочно, а по какой-то причине выбрали их аренду. Будут ли сопоставимы регулярные платежи за полный срок эксплуатации с ценой бессрочной лицензии? Скорее всего нет и вы сразу откажетесь от этой мысли как только перемножите и сравните.

Но допустим не было бюджета и вы согласились на регулярные платежи. А что будет, если на второй или третий год появилась идея от них отказаться? С чем останется заказчик? Ни с чем. Пользоваться системой, в которую вложено столько сил, времени, опыта и денег на консалтинг и сопровождение, больше нельзя. И это несмотря на то, что она уже успела приобрести значительно бОльшую ценность и функциональность, чем присуща в чистом виде ПО.

Можно, конечно, поспорить со мной, что все не так драматично, тем более если транспортная логистика не является основной деятельностью компании. Была одна система, на смену ей появится другая. Но если компания осознанно выбрала ОТМ и решила его внедрить, то очевидно логистика играет ключевую роль в ее бизнесе и эксперименты могут иметь крайне негативные последствия, не говоря уже о бессмысленных расходах.

В общем в отношении собственно ПО, на мой взгляд, принцип «Плати столько сколько пользуешься!» имеет скорее негативный и угрожающий оттенок, чем несет какое-то преимущество. Ведь ПО само по себе ценности для бизнеса не имеет. Ценность имеет адаптированная система, выстроенная индивидуально, а аренда ПО, на котором эта система построена, подвергает ее большому риску потери или неоправданных затрат. В конце концов именно цена вопроса имеет значение.

Подбираем начинку.

Однако все вышесказанное вовсе не означает, что выбрав такую серьезную систему как ОТМ придется полностью забыть о преимуществах SaaS и прочих разновидностей сервисов. По сути ведь речь шла только о форме владения системой, как предметом интеллектуальной собственности. Когда определились с формой можно заняться выбором содержания в виде аутсорсинга различных элементов.

В самом начале приводился пример хостинга, как простейшего аутсорсинга. Речь идет о дата центре с собственным оборудованием или облачном провайдере, который в розницу продает ресурсы публичных дата центров. Наконец, даже есть вариант, когда провайдер под вас собирает физический сервер и потом берет на себя вопросы его амортизации и модернизации. В этом случае заказчику не приходится искать куда поставить оборудование, как его подключить к интернету, питанию, как кондиционировать помещение и следить за рабочим ресурсом всех деталей — от контроллеров и дисков до блоков питания.

Описанный сервис собственно к ОТМ пока отношения не имеет. Взять в аренду серверные мощности можно под любое приложение и провайдеру таких услуг совершенно все равно, что на этих мощностях вы собираетесь делать. Но чтобы по крайней мере с технической точки зрения обеспечить безоблачное внедрение и последующую эксплуатацию системы нужна команда разноплановых специалистов со знаниями различных технологий Oracle,  виртуализации и связки всего этого с операционной системой. Можно, конечно, попытаться собрать ее на своей стороне, но шансов на это немного, т.к. дефицит специалистов колоссален. Поэтому наиболее вероятно отдать задачи развертывания и технического сопровождения ОТМ на аутсорсинг. В таком варианте заказчик получает безусловное преимущество четкого SLA и гарантию доступности и работоспособности системы. Взаимодействия в случае сбоев четко формализованы, процедуры реагирования отлажены и направлены на восстановление сервиса в кратчайшие сроки. Добиться такого высокого уровня ответственности от собственного IT-подразделения не всегда удается. Ведь мера ответственности и мотивация по трудовому контракту совершенно иная, чем по сервисному договору со специализированной компанией.

Теперь о том, ради чего вообще все эти хлопоты — функциональность. Для начала систему нужно внедрить, т.е. настроить и доработать в соответствии с процессами конкретного бизнеса. Консалтинговые услуги по внедрению системы, как правило, аутсорсингом никто не называет. Хотя можно себе легко представить такого продвинутого заказчика, который покупает ОТМ, выделяет собственных специалистов и они медленно, но верно разбираются в продукте и выполняют проект внедрения собственными силами. На самом деле не боги горшки обжигают и все возможно — вопрос времени. Но времени всегда не хватает, поэтому обычно нанимают консультантов, которые уже однажды во всем разобрались и не один раз внедрили продукт. Чем не аутсорсинг?

После запуска системы в эксплуатацию проект внедрения формально заканчивается, но жизнь системы при этом только начинается. Согласно методологии внедрения консультанты должны были обучить и всесторонне подготовить команду из специалистов заказчика, которая будет не только сопровождать систему, но и развивать, дорабатывать, масштабировать при необходимости. Звучит все правильно, но все ли заказчики готовы к такому расширению функций IT-подразделения? Если это не входит в планы, то добро пожаловать в аутсорсинг услуг по функциональному сопровождению ОТМ. Наиболее логичный вариант, когда внедряющая компания завершает проект и продолжает сопровождать систему. Тем более она будет мотивирована выполнять свою работу качественно, чтобы минимизировать трудозатраты на исправление собственных же ошибок и недоработок.

Наличие профессиональной сопровождающей компании гарантирует чистоту и цельность архитектуры решения, системную доработку и отсутствие быстрых необдуманных решений, которые накапливаясь могут привести систему в полную негодность. При этом никто не оспаривает прав заказчика на систему в целом. Предупреждая риски и закладывая решения на перспективу сервисная компания снижает вероятность возникновения проблем (а значит штрафов для себя) и уменьшает общую трудоемкость сопровождения такой системы. Одним словом заказчик и подрядчик становятся заинтересованы в одном и том же — чтобы система работала эффективно и без происшествий.

Логистика на вынос

Наконец, несколько слов о самом крайнем варианте аутсорсинга, о котором мне доводилось слышать от нескольких вполне реальных заказчиков. Это значит, что рано или поздно такая форма тоже станет возможной и востребованной несмотря на все предрассудки.

Есть мнение, что каждый должен заниматься тем, что делает лучше всего. Представим себе опытную команду, которая просто блестяще владеет функциональностью ОТМ и любые пользовательские задачи выполняет на порядок быстрее и эффективнее, чем обычные потенциальные пользователи, которых нужно учить и которые загружены разной другой работой.

Теперь давайте разберемся, какие именно задачи в основном выполняются в автоматизированной системе. Обычно это рутинные операции, которые выполняются по определенным правилам и алгоритмам, кроме того это чрезвычайно трудоемкие операции, выполнять которые вручную либо невозможно, либо неоправданно долго. Если эти задачи удалось автоматизировать, то значит их удалось формализовать, зафиксировать требования и стандарты компании и человеческий фактор при принятии тех или иных оперативных решений минимален.

Почему бы тогда не передать функции оператора системы специализированной компании, которая по согласованным регламентам будет выдавать готовый результат? Это может быть, например, результат планирования (маршрутизации) заказов за день, который выдается к определенному часу в виде уже готовых маршрутных листов, оптимизированных по времени и загрузке. Это может быть план загрузки мощностей склада на погрузку и выгрузку, по которому склад будет планировать свой рабочий график и принимать машины. Может быть отчет о выполнении рейсов. Наконец, это может быть результат сверки входящих актов за транспортные услуги с анализом отклонений. Главное чтобы по каждой задаче были четкие целевые показатели, по которым можно было бы судить о качестве работы.

Признаюсь, когда мне приходилось обучать пользователей или помогать что-то сделать в ОТМ, я не раз думала о том, что лучше бы я все сделала сама, молча и быстро. Поэтому в целом эта идея мне нравится, хотя недостатков можно тоже найти немало.

Безусловно, транспортная логистика — это такая сфера, в которой много нюансов и необходимо очень быстро реагировать на изменения. Это значит, что оператор системы должен максимально тесно взаимодействовать с заказчиком и начать разбираться собственно в логистике. Выстроить оптимальную формулу взаимоотношений думаю можно только методом проб и ошибок. Но есть вероятность, что оно того стоит и поставщик таких услуг со временем мог бы начать зарабатывать на эффекте масштаба. В свою очередь заказчик получил бы возможность уделять больше сил и времени анализу и принятию решений, а не технической стороне вопроса и развитию навыков работы в ОТМ.

Как видите, варианты есть. Выбирайте свой рецепт, но всегда уделяйте внимание тонкостям, которые могут оказаться решающими.